送別会・歓迎会の幹事必読ガイド【六本木で成功させる完全マニュアル】

送別会・歓迎会の幹事に選ばれたけど、何から始めればいいか分からない——そんな方へ。この記事では、幹事として押さえておくべきポイントを徹底解説します。特に「主役に喜ばれる」場の作り方に焦点を当てています。

幹事の仕事：全体スケジュール

3週間前〜2週間前

最優先: 日程と会場の確定

• 参加者に候補日を提示（アンケートツール活用推奨）
• 主役（送別される人・歓迎される人）のスケジュールを最優先
• 会場の仮予約

六本木での会場検索のポイント

• 参加人数（10名以下/10〜30名/30名以上）で絞り込む
• 予算感（1人5,000円〜8,000円が六本木の相場）
• 特別感の演出（生演奏・貸切・プライベート感）

1週間前

• 参加者確定・人数を会場に連絡
• 予算と会費を計算・参加者に連絡
• 進行プログラムの草案作成
• 余興・プレゼントの手配

3日前〜前日

• 最終人数確認
• 進行台本の完成
• 会費の事前集金（もしくは当日集金の準備）
• 主役へのメッセージカード収集

当日

• 30分前に会場入り・設営確認
• 参加者案内（迷子防止のために会場地図を送付）
• 進行に沿った運営

主役が喜ぶ「特別感」の作り方

送別会の場合

退職・転勤する人への最高のはなむけは、「この会社で過ごした時間が最高だった」と感じてもらうことです。

やってよかった演出TOP3

1. サプライズムービー: 思い出の写真や動画をスライドショーに
2. 一言メッセージの色紙: 全員から一言ずつ集めた色紙
3. 主役リクエスト曲でのフィナーレ: カラオケで主役の十八番を盛大に

歓迎会の場合

新しいメンバーへの最高の歓迎は、「この職場に来てよかった」と感じてもらうことです。

やってよかった演出TOP3

1. 自己紹介ゲーム: 全員が参加できる形式の自己紹介
2. 新メンバーの好きな曲リクエスト: 事前に好きな音楽を聞いておく
3. 歓迎メッセージカード: 全員からのウェルカムメッセージ

生演奏カラオケUTAIBAが送別会・歓迎会に向いている理由

六本木のUTAIBAは、送別会・歓迎会の場として特に好評です。その理由を解説します。

プロバンドが「主役」を盛り上げる

UTAIBAのバンドメンバーはエンターテイナーでもあります。主役へのサプライズ演出（誕生日ソングや特別なアナウンス）を事前にリクエストすれば、主役が主役として輝ける瞬間を作ってくれます。

「特別な夜」の記憶が残る

「普通の居酒屋」「普通のカラオケ」では残らない強い記憶が、生演奏体験には宿ります。数年後に「あの送別会、UTAIBAでしたよね」という会話が生まれやすくなります。

貸切でプライベート感を演出

グループ貸切にすることで、プログラム（スライドショー上映・余興・乾杯セレモニー）を自由に組み込めます。

進行台本サンプル（2時間バージョン）

20:00 - 開会の挨拶（幹事）
20:05 - 乾杯の音頭（上司or最年長者）
20:10 - 食事・歓談・バンド演奏スタート
20:30 - 自己紹介タイム（歓迎会の場合）/エピソードタイム（送別会）
20:50 - カラオケスタート・リクエストタイム
21:20 - 主役へのプレゼント贈呈
21:30 - 主役の挨拶
21:45 - 全員参加カラオケ（盛り上げ曲）
21:55 - 締めの挨拶（幹事）
22:00 - 閉会・集合写真

予算計算の目安

項目	目安
会場費（貸切）	会場に要確認
飲食費	5,000〜8,000円/人（飲み放題）
プレゼント	総額5,000〜30,000円
余興・装飾	3,000〜10,000円
会費（参加者負担）	1人あたり5,000〜10,000円

コツ: 主役（特に退職者）は会費を免除もしくは割引にするのが一般的。その分を他の参加者で均等割りします。

幹事が知っておくべきトラブル対処法

キャンセルが出た場合

前日〜当日のキャンセルは、幹事が一時立て替えるか、参加者で均等割りします。事前に「キャンセルポリシー」を周知しておくと安心です。

進行が押した場合

カラオケで盛り上がりすぎて時間が押すのはよくあること。「次で最後の1曲」と声がけして、自然に締めに向かいましょう。

主役が照れている場合

スポットライトを当てすぎると逆効果のことも。全員参加のカラオケなど、主役だけが目立つのではなく「全員で盛り上がる」プログラムを入れましょう。

まとめ

送別会・歓迎会の成功の鍵は、「主役が喜べる特別感」と「全員が楽しめる雰囲気」のバランスです。六本木のUTAIBAは、プロバンドの生演奏という圧倒的な特別感で、その両方を実現できます。

幹事としてワンランク上の会を企画したいなら、ぜひUTAIBAへお問い合わせください。

UTAIBA（唄場）
Tel: 03-6721-1933 | https://utaiba.com
東京都港区六本木7-14-1 東李閣ビル5F